05/12/2019

Lecture : 2 min

Les 5 conseils pour mettre en place une badgeuse

La badgeuse - ou pointeuse horaire - est une solution simple et fiable pour décompter les temps de travail. Couplé à un logiciel RH, la badgeuse est utilisée par tous les acteurs de l'entreprise : services RH, managers et collaborateurs.

Voici 5 conseils pour réussir la mise en place d'un système de pointage au sein de votre organisation.

Sommaire

1. Listez tous vos besoins dans un document unique

Le cahier des charges recense toutes les questions liées à la mise en place d'une badgeuse. Voici quelques exemples de questions à aborder :

  • Pourquoi souhaitez-vous mettre en place des pointeuses ? Quels sont vos besoins exacts ?
  • Quel type de badgeuse souhaitez vous mettre en place ? Écran tactile ou badgeuse virtuelle et accessible via l'espace salarié ?
  • Si vous souhaitez une pointeuse physique, visualisez le nombre de badgeages qui seront effectués (quels pics ? quel nombre à quels moments ?) et quel sera l'emplacement optimal pour les terminaux afin de ne pas créer d'effets de foule (il faut remarquer qu'avec un pointage virtuel, ce genre de considération ne se posera pas).

 

2. Définissez des règles de gestion claires pour le badgeage

Il est impératif de définir les règles de gestion propres à votre entreprise :

  • Il est possible d'effectuer des corrections de pointage. Par exemple, un employé badgeant à 08h07 verra son heure d'arrivée ramenée à 08h00 si la règle de pointage l'explicite. Vous conserverez une trace du badgeage réel.
  • Il est aussi possible de fonctionner avec un système de débit / crédit d'heures. Un employé badgeant à 09h04 aura un compteur à -4 minutes, et si le temps de travail n'est pas rattrapé en fin de semaine, une alerte sera déclenchée pour le gestionnaire RH.
  • Quelle sera votre politique concernant la gestion des heures supplémentaires ? Un employé badgeant à 17h31 au lieu de 17h aura-t-il automatiquement une demi-heure supplémentaire en paie ?  Souhaitez-vous mettre en place un système d'alerte sur les pointages hors plage avec validation du manager ou des services RH ?

 

3. Données personnelles et RGPD

Pour la mise en place d'un système de pointage, il n’est plus obligatoire de faire de demandes à la CNIL via le formulaire "Norme simplifiée n°42". Depuis le 25 mai 2018, la plupart des formalités auprès de la CNIL disparaissent en contrepartie de la responsabilité des entreprises à se conformer à la RGPD.

 

4. Informez les représentants du personnel

Les représentants du personnel doivent être informés de la volonté de l'entreprise avant la mise en place de pointeuses.
Une note de service informant l'ensemble de vos salariés doit être diffusée après l'installation. Celle-ci comprend :

  • les finalités poursuivies,
  • la base légale du dispositif,
  • les destinataires des données issues du dispositif,
  • la durée de conservation des données,
  • le droit d’opposition pour motif légitime,
  • les droits d’accès et de rectification,
  • et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

 

5. Communiquez pour accompagner le changement

La gestion du changement est une des clés pour réussir votre projet. Elle repose sur 3 piliers : la communication interne, l'implication des collaborateurs et la formation.


À ce sujet, nous vous proposons 3 articles :

 

 

Besoin d'un conseil pour mettre en place une badgeuse ?
 

Découvrez d'autres ressources sur les badgeuses

Ebook | Comment mettre en place un système de badgeage en entreprise ?

10/05/2020

Lecture : 1 min

Un guide sur-mesure pour vous accompagner dans votre projet Afin de vous accompagner dans votre réflexion, nous vous proposons un guide sur ....

Pourquoi mettre en place une badgeuse en entreprise ?

03/12/2019

Lecture : 1 min

Bénéfices pour les collaborateurs et gestionnaires RH      Pour le collaborateur, le pointage permet une totale transparence sur le suivi de ....

4 questions à se poser pour bien choisir sa badgeuse

04/12/2019

Lecture : 2 min

La badgeuse est un outil simple et fiable pour comptabiliser les temps de travail, surtout s'il est couplé à un logiciel de gestion des temp ....

Inscrivez-vous à la newsletter Mi-Temps RH, sélection d'articles RH et de veille légale